Использование электронной подписи позволяет юридическим лицам сократить физические и финансовые расходы, удаленно подавать отчетность, вести электронный документооборот и т.д. Некоторые виды ЭЦП в юридической силе приравниваются к собственноручной подписи, а получит их можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Простые подписи не обладают всеми возможностями, но более легки в получении. Какую подпись оформить — зависит от целей использования.
Содержание
Выбор электронной подписи
Российским законодательством предусмотрены три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая — это пара логин+пароль. Она используется обычно для подтверждения действий на различных веб-сайтах, а также служит подтверждением, что сообщение по электронной почте отправил конкретный человек. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать владельца сертификата, установить неизменность документов. Она формируется с помощью средств криптографической защиты. Однако документы, заверенные неквалифицированной подписью, имеют полную юридическую силу только если имеются дополнительные письменные соглашения между сторонами. И простую, и неквалифицированную подпись запрещено использовать при заверении документов, содержащих государственную тайну.
Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной двумя важными качествами:
- имеет сертификат, где указан ключ проверки ЭП;
- создается при помощи средств криптографической защиты, одобренных ФСБ.
Получить квалифицированный сертификат можно только в аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и коммуникаций РФ удостоверяющем центре. Электронный документ с КЭП приравнивается к бумажному, заверенному собственноручной подписью.
Наличие КЭП позволяет владельцу:
- работать с порталом госуслуг и еще на более, чем 300 площадках;
- участвовать в электронных торгах;
- сдавать отчетность, вести электронный документооборот;
- дистанционно управлять компанией.
КЭП можно использовать для Мосэнергосбыта, ФГИС Росаккредитации, Росреестра, ЦБ РФ, ЕРФСБ и т.д. Для каждого вида деятельности необходимо получить отдельный сертификат. Из-за политики безопасности единой универсальной электронной подписи не существует. Законодательство не ограничивает количество ЭЦП, выданных одному юридическому лицу.
Выбор удостоверяющего центра
Удостоверяющие центры созданы в соответствии с требованием Федерального закона под номером 63 от 06.04.2011 г. Закон наделяет их правом:
- создавать, выдавать и обслуживать сертификаты электронной подписи, подтверждающие принадлежности ЭЦП одному владельцу;
- выдавать и поддерживать средства ЭЦП;
- формировать ключи ЭП и ключи проверки ЭП;
- вести учет выданных и отозванных сертификатов.
Все УЦ несут финансовую и административную ответственность за достоверность сертификатов, а учредителем может быть как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель.
Для создания КЭП УЦ должен иметь криптографические средства, имеющие действующую сертификацию ФСБ. Такие удостоверяющие центры обязательно имеют аккредитацию Минкомсвязи РФ. Получить ее можно, если УЦ отвечает требованиям приказа Минкомсвязи РФ от 23.11.2011 г. под номером 320. Согласно документу организация должна:
- иметь стоимость чистых активов на сумму более 1 млн рублей;
- иметь финансовое обеспечение для возможности покрытия убытков;
- иметь средства электронной подписи, которые соответствуют требованиям безопасности;
- иметь в штате минимум двух сотрудников, осуществляющих работу по формированию и выдаче сертификата ЭЦП с высшим или средним профессиональным образованием.
Если функцию УЦ выполняют государственные органы или органы местного самоуправления, то на них не распространяются требования к сумме активов и покрытия убытков.
Процесс получения ЭП
Оформление электронной подписи для ООО или любой иной формы юридического лица состоит из нескольких последовательных шагов, и обычно не занимает много времени. В зависимости от типа сертификата, срочности изготовления и выбранного УЦ выдача ЭП происходит на 2-10 рабочий день после заполнения заявления.
Заполнение заявления
Первый шаг — это заполнение заявки на получение сертификата. Сделать это можно через официальный портал выбранного УЦ или лично в офисе. В заявке обязательно указывают:
- ФИО и контактную информацию с кодом города;
- электронную почту;
- на кого будет выдан сертификат: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель;
- ИНН или КПП;
- адрес получателя.
После получения заявления сотрудники УЦ связываются с заявителем, и предлагают заполнить дополнительную форму с:
- полным и сокращенным наименованием организации, с обязательным указанием ОГРН, ФСС, РНС и ИНН;
- страной, городом, регионов и почтовым индексом организации;
- наименованием подразделения;
- данными сотрудника, получающего ЭЦП;
- СНИЛСом;
- областью применения сертификата.
В конце указывают фамилию, имя и отчество, а также должность лица, подписавшего заявление, его паспортные данные и номер для связи.
В заявлении на получение электронной цифровой подписи для юридических лиц дается согласие на обработку данных и обязательство своевременного сообщения о смене номера контактного телефона. Заявление подписывается только от руки.
Оплата счета
Следующий шаг получения ЭЦП для юридических лиц — оплата выставленного счета. После подачи заявления сотрудник УЦ связывается с клиентом, подтверждает заказ и дает список документов, необходимых для предоставления, и высылает счет. Квалифицированная подпись для юридического лица (для госуслуг, ЭДО, информационных систем, ЭТП и т.д.) предоставляется платно, а ее стоимость зависит от типа выбранного сертификата. Варьируется цена в пределах от 3500 до 20 000 рублей. Счет необходимо оплатить в течение нескольких рабочих дней после получения.
Предоставление и список документов
Вместе с заявлением клиент предоставляет в УЦ:
- копию и оригинал паспорта;
- оригинал заявления;
- заверенную копию и оригинал СНИЛСа, ОГРН, ИНН, устава организации с дополнениями.
Если сертификат электронной подписи предназначен для работы на торговых площадках, то дополнительно необходимо предоставить:
- копию учредительных документов участников торгов;
- приказ о полномочиях руководителя;
- банковские реквизиты.
Если подпись оформляет индивидуальный предприниматель, то список необходимых документов выглядит так:
- копия и оригинал паспорта;
- ИНН;
- ОГРНИП;
- банковские реквизиты;
- данные о системе налогообложения;
- коды статистики;
- СНИЛС.
Для всех случаев выписка из Госреестра должна быть получена не позднее, чем за 30 дней до подачи заявления. Оформление ЭЦП для госуслуг для юрлиц не требует дополнительных документов, если подпись будет использоваться только на одном портале.
Получение готового сертификата
После оплаты услуг и подачи всех документов сотрудник УЦ назначает время выдачи сертификата. Во время обработки данных происходит проверка документов и правильность заполнения формы. В назначенное время клиент приходит в офис УЦ с документом, удостоверяющим личность, для получения ЭЦП. Выдача сертификата обязательно регистрируется в журнале.
Владельцу ЭП выдается цифровой носитель и сертификат в бумажном и электронном варианте. Работа с ЭП требует дополнительно установки на рабочее место специальных программных средств.
Срок изготовления ЭП
Удостоверяющий центр приступает к изготовлению сертификата электронной подписи после проверки всех документов и поступления денежных средств на расчетный счет. Срок изготовления ЭП зависит от типа выбранного сертификата, и обычно не превышает 4 рабочих дней. В отдельных случаях допустимо изготовление ЭП в течение 10 рабочих дней. По срочному тарифу (если такой имеется для выбранного типа ЭЦП) возможно получение сертификата в день обращения или на следующий день, если документы поданы вечером.
Срок действия ЭЦП
Сертификат электронной подписи выдается на один год, и в нем обязательно указывается как дата выдачи, так и дата окончания действия. Если срок ЭЦП еще не истек, то продление возможно при помощи действующего сертификата. В заявке необходимо указать, на кого будет выдан новый ключ электронной подписи. Общество с ограниченной ответственностью электронную подпись может оформить без предоставления повторного пакета документов, если не изменились данные получателя сертификата.
Если срок действия предыдущего сертификата истек, то необходима повторная подача заявления, оплата тарифа и полный пакет документов.
Как выглядит электронная подпись
Простая электронная подпись — это комбинация пароля и логина, которую обычно пользователь получает в виде смс-кода или по e-mail. Однако на документе такая подпись может иметь и графическое изображение, если она была создана при помощи средств, позволяющих идентифицировать автора. Как выглядят разные виды подписи на документе согласно закону Ф-63:
Дополнительно КЭП может иметь вид штампа с указанием печати и подписи владельца:
Наиболее надежным является невидимая подпись, которая генерируется автоматически. Ее наличие определяется по отметке в соответствующей графе при чтении электронного документа.
Как проверить ЭЦП
Для проверки усиленной электронной подписи, созданной на базе закрытых и открытых ключей, акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью должно использовать специальные программные средства или онлайн-сервисы.
К надежным средствам проверки относят:
- официальный сайт Контур Крипто и схожие с ним сервисы;
- комплекс ПО КриптоПроCSP;
- портал государственных услуг.
Можно также проверить электронную подпись самостоятельным вычислением хэш-функции, если для этого есть соответствующий опыт и и понимание алгоритма шифрования данных.
Через онлайн-сервисы проверка происходит проще всего: пользователь переходит по ссылке, загружает документ и ждет результаты проверки. Процесс может занимать от нескольких секунд до нескольких часов в зависимости от загруженности сервиса.
Проверка через КрпитоПро
Программное обеспечение КриптоПро CSP доступно для покупки на официальном сайте разработчика. Бесплатная версия работает только в течение 2 недель. Удобно приложение тем, что позволяет и проверить ЭЦП, и создать реквизит в файлах MS Word. При установке в меню нужно выбрать «Проверить подпись», после чего программа будет автоматически проводить проверку в каждом новом документе:
Если электронная подпись прошла проверку, то выдается такое сообщение:
При нахождении несоответствий или истекшей версии сертификата будет выдано соответствующее системное предупреждение.
Проверка через госуслуги
На официальном портале государственных услуг можно выполнить проверку:
- для сертификата;
- для отсоединенной ЭЦП;
- для отсоединенной ЭЦП по хэш-функции;
- для электронного документа.
Пользователь выбирает интересующий способ, загружает документ (в случае с отсоединенной подписью необходимо загрузить документ и файл, содержащих ЭЦП) и нажимает «Проверить подпись». Обычно проверка занимает несколько секунд, но в зависимости от загруженности сервера время может увеличиться.
При удачной проверке пользователь получает отчет:
Если проверка оказалась неудачной, то в отчете указывается причина или невозможность проверки данного сертификата.
При выборе способа проверки документов необходимо учитывать, что разные сервисы обладают разным набором функции. Так через онлайн-проверку можно подтвердить только отсоединенную ЭЦП и только в файлах, объемом менее 100 Мб. При обращении к порталу госуслуг функция расшифрования и шифрования электронного документа недоступна, как недоступна услуга по формированию подписи.
Для индивидуальных предпринимателей или для общества с ограниченной ответственностью электронная подпись становится необходимым и незаменимым реквизитом в работе. С ее помощью можно не только вести ЭДО, но и принимать участие в торгах, взаимодействовать с государственными органами, контролировать подачу отчетности и работу всей организации удаленно. Полной юридической силой, безопасностью и надежностью обладает только квалифицированная электронная подпись, заказать которую можно в удостоверяющем центре с аккредитацией Минкомсвязи РФ. Сроки изготовления и стоимость подписи зависят от типа выбранного сертификата. Для проверки документации с ЭП пользователь может применять бесплатные онлайн-сервисы, соответствующий раздел на сайте госуслуг или платное ПО от КриптоПро.
Загрузка...
