Как получить электронную подпись — настройка и применение для ИП

Цифровые электронные подписи применяются в различных отраслях промышленности и предпринимательского дела. Они эффективно защищают документ от подделки, гарантируют контроль над пересылаемым электронным документом и являются подтверждением авторства. Для индивидуальных предпринимателей разработано несколько видов ЭЦП, которые различаются функциональностью и особенностями получения.

Цифровая подпись для ИП

Физическое лицо, которое прошло регистрацию и получило разрешение на ведение коммерческой деятельности называют индивидуальным предпринимателем. Эта форма ведения бизнеса возможна без образования юридического лица.

Для получения статуса ИП необходимо:

• быть дееспособным и правоспособным;
• иметь официальное место постоянного проживания, по которому будет производиться регистрация.

ЭЦП для индивидуального предпринимателя тождественна оригинальной подписи, и представляют собой набор электронных символов, содержащих информацию о владельце.

Это могут быть только цифры или цифры с буквами. По закону РФ электронная подпись имеет полную юридическую силу.

Зачем нужна электронная подпись

Возможности использования электронной подписи зависят от разновидности, к которой они относятся. Чем сложнее и стабильнее работают механизмы защиты информации, тем большей юридической силой, а соответственно и функционалом обладает цифровая подпись.

Простая ЭЦП

Электронная цифровая подпись (ПЭП) при заверении документов имеет юридическую силу только в случаях, заверенных дополнительной договоренностью с участниками ЭДО и предусмотренных НД. Договор должен включать в обязательном порядке способы проверки ПЭП, поскольку она дает возможность идентифицировать владельца ЭЦП. Однако использование простой подписи не дает права на внесение изменений после подписания и шифрования документа. Помимо этого можно использовать для взаимодействия с органами — на портале государственных и муниципальных услуг нужна электронная подпись.

Неквалифицированная ЭЦП

НЭП более совершенна. Она удостоверяет личность человека, подписавшего документ, и доказывает отсутствие изменений. Для защиты информации в НЭП предусмотрены криптографические сложные алгоритмы. Использование НЭП одинаково подходит для внутреннего документооборота и для взаимодействия с внешними контрагентами. В этом случае дополнительно заключается договор со сторонней организацией о проверки и применении ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП

Обладает всеми функциями НЭП, но работа с ней возможна при использовании специального ПО. Выдается квалифицированная электронная подпись только в УЦ. Документы, заверенные квалифицированной подписью, имеют не только юридическую силу, но и повышенную степени защиты информации.

Виды ЭЦП для индивидуальных предпринимателей

Для ИП цифровая подпись может быть квалифицированной или неквалифицированной усиленной, или простой. От вида ЭП зависит сфера ее использования. Во внутреннем электронном документообороте для заверения служебных писем и т.п. можно применять простую ЭП. Неквалифицированная усиленная цифровая подпись дает возможность проверять наличие поправок в документе, добавленных после его заверения. А квалифицированная ЭП одинаково подходит для работы со внутренними документами, внешними контрагентами, официальными государственными структурами и инстанциями.

ЭП для подачи отчетности

Согласно предписанию ФНС РФ от 17.01.2014 г. ПА-4-6/489 для сдачи отчетности в электронной форме нужна квалифицированная цифровая подпись. Она имеет полную юридическую силу и не требует дополнительных соглашений между участниками ЭДО. Получение электронной подписи для ИП позволяет использовать официальные программные средства, что обеспечивает полную конфиденциальность данных за счет криптографической защиты.

Преимущества ЭП для индивидуальных предпринимателей:

1. Быстрая передача документации и отсутствие необходимости тратить время на посещение налоговой инспекции.
2. Автоматическое обновление ПО при изменении формы отчетности.
3. Выявление ошибок и неточностей при заполнении форм.
4. Для уплаты налогов создается отдельный кабинет ИП на сайте ФНС при помощи:

• карты регистрации, полученной в отделении НС;
• квалифицированной ЭП;
• учетной записи в ЕСИА, полученной в отделении связи или в МБЦ.

Созданный индивидуальный кабинет дает следующие преимущества:

• Быстрое получение информации о начисленных налогах, переплате или недоплате;
• Сверка с ФНС в режиме реального времени;
• Переписка с представителями ФНС;
• Консультации у специалистов.

Для оформления КЭП для ФНС нужно обратиться в УЦ, обладающую соответствующей лицензией Минкомсвязи с пакетом документов. Сроки изготовления подписи зависят от правильности заполнения заявлений и степени загрузки сотрудников УЦ. Срочное выполнение сертификата возможно по специальному тарифу. При подаче документов заключается договор, отражающий стоимость услуги, сроки исполнения и штрафные санкции.

Заказчику предоставляется электронный ключ, а также сертификат принадлежности на цифровом и бумажном носителе.

ЭП для участия в электронных торгах

Индивидуальные предприниматели имеют с юридическими лицами одинаковые права на участие в различных тендерах. Электронные торги проводятся для выбора поставщика или покупателя товара через Интернет. Чтобы использовать эту возможность и расширить бизнес нужна электронная подпись. Она дает право на получение аккредитации, отправления заявок на участие и формирование цены.

Торговые площадки подразделяют на две группы. К первой относят Единую электронную торговую площадку и пять федеральных ресурсов, на которых проводятся только государственные торги. Для работы на федеральных площадках нужна неквалифицированная цифровая подпись. Прописано это требование в законе «О контрактной системе» в п.3 ч.1 ст.4 44-Ф3. Признание юридической силы и структуру сертификата определяет и регулирует Регламент электронных торговых площадок.

Вторая группа включает все остальные площадки с торгами коммерческих компаний. Крупные фирмы могут создавать на их базе персональные секции для торгов, где выступают единственными заказчиками. Примеры таких компаний — группа ВТБ, РосАтом, Транснефть. Для участия в торгах на коммерческих площадках необходим универсальный сертификат, который подходит и для неквалифицированных ЭП и для квалицифированных. Разрешение на участие в торгах для универсального сертификата прописано в законопроектах 44-Ф3 и 223-Ф3.

ЭЦП для торгов можно также использовать на сайтах Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования, Госуслуг и в государственной АС «Правосудие». Для участия в торгах ИП подает заявку, к которой прикладывает копии:

• Свидетельства о регистрации ИП;
• Реквизитов компании;
• Листа записи в ЕГРИП;
• Отчетности;
• Банковской выписки о текущем состоянии счета;
• Справки из НС о своевременной и полной уплате налогов.

Если в торгах принимает участие доверенное лицо, то дополнительно необходимо предоставить заверенную копию паспорта доверителя, на которого выдан сертификат ключа ЭП. Также желательно предоставить документы, подтверждающие у ИП наличие опыта и качество выполняемых работ или изготавливаемой продукции. Гарантией стабильного финансового положения компании является предоставление обеспечения в сумме до 5% от стоимости заявки.

Торги с коммерческими организациями

Торги, происходящие на электронных площадках с участием коммерческих организаций и компаний, имеющих государственную долю, подразделяются на специализированные и многопрофильные. Всего в России существует более 200 ЭТП.

На многопрофильных имеют право выступать любые заказчики, а специализированные формируются под определенную отрасль. Требования для ЭП устанавливают организаторы торгов. Это может быть как обычная квалифицированная ЭП так и КЭП с оригинальным идентификатором, или неквалифицированная цифровая подпись. Для торгов, проводимых на ЭТП РЖД необходима цифровая подпись, полученная в УЦ РЖД. Некоторые площадки (Газпромбанк или Фабрикат) требуют ЭП с объективным платным идентификатором.

ЭП для участия в торгах по реализации имущества

Данный вид торгов регулируется законом 127-Ф3 «О несостоятельности» и приказом от 15.02.2010 Минэкономразвития. Проводят торги на нескольких площадках, популярные из которых:

• Сбербанк-АСТ;
• СЭлТ;
• Российский аукционный дом.

Участие в электронных торгах дает возможности приобрести по выгодной цене имущество обанкротившихся предпринимателей и юридических лиц. Для подачи заявки необходима квалифицированная ЭП без определенного идентификатора.

ЭП для удаленной работы

Согласно главе 49.1 ТК РФ можно использовать дистанционную работу для исполнения обязанностей вне офиса работодателя, для решения вопросов и обмена документацией, предоставления отчетности и т.д. Этой возможностью могут воспользоваться люди, не принимающие участие в изготовлении продукции.

Чтобы переписка нанимателя и сотрудника имела значимость с юридической точки зрения, всю рабочую документацию, акты и отчеты необходимо заверять квалифицированной электронной подписью. Заключение трудового договора также может происходить удаленно, но в нем обязательно отражаются следующие пункты:

1. Место работы сотрудника (определяется отдельно от размещения работодателя, филиалов или отделений).
2. Предоставление необходимых для работы средств связи.
3. Способы взаимодействия между подчиненным и нанимателем.
4. Сроки и порядок предоставления актов, отчетов и иной документации.

Дополнительно могут оговариваться:

• продолжительность рабочего дня, количество выходных, время отпуска;
• использование ПО, обеспечивающего защиту данных;
• способы обмена электронной документацией.

Удаленный работник официально числится в штате организации, имеет на руках трудовой договор и на него распространяются все действующие нормы трудового права РФ.

Что нужно для оформления ЭП

Государственная регистрация проводится только по месту официального жительства, указанному в паспорте, и при предоставлении необходимых документов.

Как оформить электронную подпись:

1. Написать заявление в УЦ (можно при помощи регистрации онлайн на официальном интернет-ресурсе) с указанием паспортных данных, СНИЛС и ИНН. Выбирать УЦ необходимо в зависимости от цели использования подписи.
2. Оставить заявку на сайте СКБ Контур. В ней указывается ФИО, почтовый адрес, телефон и электронный адрес, назначение ЭП. Затем пользователь должен ввести в дополнительную строку символы, расположенные слева от основного поля, после чего происходит регистрация запроса.

Оплата подтверждается отправкой квитанции о платеже.

Необходимые документы и сервисы

Чтобы сделать электронную подпись для ИП необходимо подготовить следующие документы:

• Пару экземпляров регистрационной карты;
• Паспорт;
• Свидетельство о регистрации;
• Реквизиты частной организации;
• Согласие на обработку данных;
• СНИЛС;
• ИНН.

Электронная подпись действительна в течение года, затем требуется ее продление. УЦ сообщает предпринимателю о необходимости продления ЭП за три дня до окончания ее срока действия.

Для работы с ЭП нужно иметь специальное ПО — КриптоПРО CSP. Его цель:

1. Установление авторства документа и его юридической значимости при ведении электронного документооборота.
2. Предотвращение разглашения данных согласно политике конфиденциальности.
3. Обеспечение аутентичности.
4. Защита ПО от вредоносного воздействия третьих лиц.

Использование СКЗИ Криптопро csp позволяет совмещать различные приложения, разработанные на платформе Microsoft, с российской криптографией. Флешку с эцп (токен) со встроенным криптопроцессором используют для усиленной НЭП. Обычно она имеет две степени защиты информации.

Получение ЭЦП

Для покупки усиленной версии ЭП предприниматель должен обратиться в УЦ, который создает их методом криптографического преобразования данных. Усиленная КЭП формируется с использованием последних средств криптозащиты, имеющих сертификацию ФСБ.

Получить квалифицированную электронную подпись ИП может в УЦ, имеющем действующую аккредитацию от Минкомсвязи. Это основное отличие ее от НЭП. А для получения аккредитации УЦ должен соответствовать требованиям Минсвязи, отраженным в приказе 320 от 23.11.2011.

Электронный ключ ЭЦП

Гарантирование подлинности УКЭП — сертификат электронного ключа на USB-носителе, который выдается владельцу. Алгоритм работы ЭП можно представить так:

1. Формирование файла для отправки.
2. Подпись закрытым ключом.
3. Шифрование документа.
4. Отправка по указанному адресу.

Получатель также должен иметь закрытый ключ, который расшифровывает полученный документ. Проверка ЭП происходит всегда в автоматическом режиме, чтобы идентифицировать владельца и определить целостность документа.

Заказать ЭП владелец ИП может как для себя, так и для любого сотрудника. Ее наличие позволит быстрее формировать документы и снизить затраты, связанные с отправкой документации, а также риска, возникающие при ведении электронного документооборота.

Как получить ЭЦП бесплатно

Аккредитованные УЦ выпускают квалифицированную и неквалифицированную ЭП только на платной основе. Стоимость зависит от следующих факторов:

• услуги по выдаче сертификата;
• целевого назначения;
• лицензии на ПО;
• идентификатора безопасного хранения ключей.

Средняя стоимость одной подписи варьируется в пределах от 5000 до 20000 рублей. Однако если требуется получить ЭЦП для ИП только для использования в личном кабинете налогоплательщика — можно использовать более простой и бесплатный способ.

Как получить бесплатно ЭП: при регистрации на сайте пользователь заполняет специальную форму с персональными данными и контактной информацией. Полученные данные проверяются системой, после чего происходит формирование ПЭП. Код или пароль отправляется пользователю по электронной почте или на телефон в виде смс.

Почему выгодно использовать ЭЦП

Электронная цифровая подпись — относительно новое изобретение для работы с документацией. На мировом рынке ЭЦП использовали с 1977 года, но в России официальное законодательство утвердило этот способ подписи документации лишь в 1994 г., а в 2001 г. вышел улучшенный и более безопасный стандарт для ЭП. Для ИП электронная подпись экономит время, средства и позволяет подписывать все виды официальной документации — от таможенных деклараций до обмена валют на официальных фондовых рынках.