Любой электронный документ (ЭД) должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Получить ее можно несколькими способами: через удостоверяющий центр, на почте или в МФЦ, через онлайн-систему в виде логина-пароля. В некоторых случаях пользователи могут создать ЭЦП самостоятельно и бесплатно, не прибегая к услугам сторонних организаций. Такая подпись не будет иметь юридической силы без дополнительных соглашений, но позволит идентифицировать автора и срок отправки документа.
Как сделать ЭЦП для госуслуг
Портал государственных услуг позволяет пользователю в режиме онлайн взаимодействовать с государственными органами, медицинскими и учебными центрами, подавать заявления в суд и т.д. Сервис предлагает гражданам более 100 услуг, но требует подтверждения личности и использования проверенной ЭЦП. Создать электронную подпись для госуслуг самостоятельно невозможно: она не пройдет проверку безопасности и не даст возможность зарегистрироваться.
Для получения подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, МФЦ или в центр обслуживания пользователей.
Получение простой подписи
Чтобы получить простую электронную подпись (ПЭП) нужно перейти на главную страницу портала (gosuslugi.ru) и выбрать пункт «Регистрация».
После этого в новой рабочей области пользователь вводит личные данные, номер телефона и адрес электронной почты. В течение нескольких минут после отправки данных на телефон или электронную почту придет код подтверждения. После его введения система запросит задать пароль, который будет использоваться каждый раз для входа на сайт.
Далее нужно заполнить поля с паспортными данными, ИНН, СНИЛСом. Для подтверждения учетной записи пользователь должен обратиться в ближайшее отделение МФЦ или Почты России. Это последний шаг при создании ПЭП. В дальнейшем подпись в виде пароля будет приходить на номер телефона, а использовать ее можно будет для получения ряда услуг.
Получение квалифицированной подписи
Простая электронная подпись дает пользователям возможность пользоваться лишь частью услуг, а в остальных случаях (например, при подачи отчетности в налоговые органы) необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Получить ее можно только в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минкомсвязи РФ. На сайте выбранного УЦ можно заполнить предварительную заявку и приложить копии документов. Услуга платная, а ее стоимость зависит от типа выбранного сертификата (от 1500 до 4500 рублей). В стоимость услуги включены:
- выдача сертификата КЭП;
- выдача номера лицензии для использования криптопровайдера;
- USB-носитель ЭЦП;
- диск с инструкцией по настройке ПК.
После отправки заявления и оплаты услуги пользователю необходимо приехать лично в УЦ. С собой он должен иметь оригиналы:
- паспорта;
- ИНН;
- СНИЛС.
Также при себе обязательно нужно иметь оригинал заявления на выдачу подписи, подписанный собственноручно синими чернилами.
Как создать подпись самостоятельно
Создание ЭЦП для e-mail или документов формата Word, которые не нуждаются в подтверждении юридической силы, не занимает много времени и не требует специальных программных средств. Такую подпись можно сделать и в почтовом клиенте, и в теле документа MS Office, и через простой онлайн-сервис.
В виде рукописного аналога в Word
Сделать электронную подпись в виде рукописного аналога просто. Сначала нужно расписаться на листе бумаги синими чернилами, после чего отсканировать подпись. Готовый файл должен иметь расширение PNG, JPG, BMP.
Затем изображение вставляется в документ.
Чтобы ЭП лучше смотрелась, ее нужно обрезать, оставив только область с самой подписью. Дополнительно рисунок можно сжать до нужных размеров.
После этого подпись можно переместить в нужное место.
Если рядом необходимо добавить текст, то пользователь должен:
- поместить курсор в нужном месте и ввести текст;
- выделить при помощи мышки всю область, включая подпись;
- перейти в раздел меню «Вставка» и выбрать «Текст»/«Экспресс-блоки»;
- в открывшемся меню выбрать «Сохранить выделенную область…»;
- в новой рабочей области пользователь вводит имя, выбирает коллекцию «Автотекст».
После нажатия «Ок» шаблон с подписью будет сохранен в автотекстах и может повторно использоваться для последующих документов.
Чтобы вставить подпись с сохраненным текстом нужно:
- поставить курсор в том месте, где должна быть подпись и перейти в раздел «Вставка»;
- выбрать «Экспресс-блоки»/«Автотекст»;
- выбрать нужный блок и вставить его в документ.
Подпись с сопровождающим текстом появится в указанном месте. Документ готов к отправке.
В электронной почте
Большинство почтовых сервисов предлагают услугу по созданию подписи. В «Яндекс.Почта» ее можно сделать так:
- через «Настройки» перейти в «Личные данные»;
- в рабочем окне отредактировать текст;
- привязать новую ЭП к почтовому адресу.
В дальнейшем все письма будут отправляться с новой ЭП автоматически.
В сервисе Gmail подпись создается похожим образом. Через «Настройки» пользователь переходит в раздел «Общие» и прокручивает страницу до нужного раздела. В активном окне нужно вставить текст будущей подписи и сохранить изменения.
Также дополнительно существуют специальные приложения, позволяющие создать оригинальную ЭП. Часть функций предоставляется бесплатно, а часть — только в платных версиях. К популярным приложениям можно отнести:
- Wise Stamp;
- New Old Stamp;
- HTMLsig.
Каждый из сервисов предлагает создание шаблона подписи, который можно сохранить на ПК и использовать в любом почтовом сервисе или клиенте.
В почтовом клиенте Outlook
Предусмотрена функция изготовления электронной подписи и в почтовом клиенте Outlook. В базовых версиях программы процесс создания ЭЦП выглядит так:
- пользователь открывает новое сообщение;
- через меню «Сообщение» пользователь переходит в «Подписи»: в зависимости от настроек и кнопка может располагаться в двух разных местах;
- в разделе «Выбрать подпись для редактирования» нажать последовательно «Создать» и «Новая подпись», а затем ввести имя ЭП;
- в разделе «Изменить подпись» доступно редактирование, включающие в себя изменение шрифта, цвета и т.д.;
- в разделе «Выбор подписи по умолчанию» пользователь должен выбрать учетную запись, которая будет привязана к электронной подписи, а в списке «Создать сообщение», «Ответы» нужно выбрать одну из готовых подписей, чтобы она автоматически привязывалась к письму.
После сохранения изменений новая ЭП будет автоматически добавляться не только к новым письмам, но и к пересылаемым сообщениям, и к ответам.
При помощи программы Karma
Еще один вариант изготовления электронной цифровой подписи предусматривает использование программы Karma. Это криптографическое программное обеспечение, позволяющее создать ЭЦП для:
- электронного документооборота;
- для работы в системе 1С;
- для отправки сообщений по электронной почте;
- для управленческого документооборота и т.д.
Изготовление ЭЦП при помощи программы позволяет добавить графическое изображение или печать.
Для создания ЭЦП нужно:
- запустить мастер создания ЭЦП;
- выбрать профиль пользователя;
- выбрать тип подписи и формат получения;
- указать комментарий (при необходимости);
- задать имя новой ЭЦП.
Если создается присоединенная ЭЦП, то имя файла будет сохранено в поле Идентификатор Ресурса» для удобного последующего извлечения ее из контейнера.
При помощи специализированных сайтов
Некоторые вебсайты предлагают возможность создания ЭЦП онлайн. Так для документооборота с Федеральной Налоговой Службой пользователь может получить ЭЦП онлайн. Для этого он должен зарегистрироваться в личном кабинете, а затем перейти в раздел «Профиль» и выбрать «Получение сертификата ключа проверки ЭЦП». Ключ будет действителен в течение года с момента получения, а подпись для работы на портале генерируется бесплатно.
Функция эта доступна только для физических лиц, а полученная ЭЦП будет действительна только для работы на этом портале. Если пользователю необходим документооборот с фондами и фискальными органами, а также участие на торговых площадках и т.п., то нужно получить квалифицированный сертификат ЭЦП в любом аккредитованном удостоверяющем центре (ФЗ-223, ФЗ-44).
Если электронная подпись нужна только для внутреннего документооборота или отправки корреспонденции, то ее можно сделать самостоятельно. Каждый почтовый сервис предлагает возможность создания ЭЦП, а в документах Word также можно вставить рукописный аналог собственноручной подписи. Она не будет иметь полной юридической силы, но сможет подтвердить авторство. Создать ЭЦП можно и при помощи специального программного обеспечения, созданного с использованием криптографических принципов. Такую подпись можно использовать даже для работы в системах 1С. Некоторые онлайн-порталы предлагают возможность создания ЭЦП для внутренней работы. Так на сайте ИФНС пользователь через личный кабинет может получить сертификат ЭЦП бесплатно, но актуален он будет только в рамках данного сайта и только для физических лиц.