Получение электронной цифровой подписи (ЭЦП) подразумевает личное посещение удостоверяющего центра для передачи оригиналов документов и подтверждения личности заявителя. Но в работе государственных и частных компаний практикуется передача полномочий на получение ЭЦП, т.к. генеральный директор (владелец подписи) не всегда имеет возможность лично заниматься оформлением ЭЦП. В таком случае необходимо составить специальную доверенность.
Содержание
Тонкости составления документа
На уровне Федерального Законодательства нет единого верного и рекомендованного шаблона доверенности на получение ЭЦП. Акт о передаче полномочий может быть составлен в произвольной форме на бланке компании или простом бумажном листе стандартного формата.
Права и полномочия сторон
В доверенности желательно указать права и обязанности доверенного. К ним относят:
- сохранение конфиденциальности ключа ЭЦП;
- подачу заявление на отзыв сертификата ЭЦП в случае компрометации ключа;
- сбор и передачу документов, нужных для получения ЭЦП;
- подпись и иную форму визирования деловых бумаг для получения ЭЦП.
Также нужно указать не только право получения ключа ЭЦП, но и всех сопроводительных документов и средств ЭЦП. Без указания этой информации удостоверяющий центр вправе отказать в выдаче сертификата электронной подписи.
Если доверенное лицо, получающее ЭЦП, наделяется правом ее использования в дальнейшем, то это также можно указать в теле документа.
Как составляется и для кого
Доверенность можно составить на любого сотрудника, а также на стороннюю организацию, на физическое или юридическое лицо. Обычно оформлением подобных документов занимается юридический отдел. Роль генерального директора в процессе составления ограничивается лишь заверением документа подписью и печатью.
Структура доверенности
Акт передачи прав на получение сертификата ключа ЭЦП должен включать:
- реквизиты организации;
- дату составления;
- адрес составления.
Название фирмы или предприятия должно соответствовать Единому государственному реестру юридических лиц. Также обязательно указывают:
- ФИО владельца подписи и его доверенного;
- паспортные данные, включая адрес регистрации, владельца ЭЦП и его доверенного;
- должность владельца подписи и его доверенного.
Дополнительно прописывают название УЦ, который будет заниматься изготовлением электронной подписи и ее средств (Тензор, Контур, Союз и т.д). Заверяют доверенность подписью генерального директора и поверенного, а также печатью (при наличии).
Правила для формулировок
Юридическую силу имеет только документ, составленный в письменной форме. Поскольку в Федеральном Законодательстве требования к акту на получение ЭЦП отсутствуют, для оформления документа используют правила и требования Гражданского Кодекса РФ (ст.186).
Срок действия
Согласно ГК РФ срок действия генеральной, бухгалтерской доверенности или доверенности иного типа не может превышать 3 лет с момента ее подписания. Если доверенность составлена без даты оформления, то она признается недействительной.
Автоматически прекращается действие документа по следующим причинам:
- истечение срока;
- отмена доверенности доверителем (при помощи соответствующих заявлений);
- отказ доверенного лица выполнять свои полномочия;
- прекращение деятельности организации;
- ликвидация юридического лица;
- смерть доверенного лица или доверителя, а также признание недееспособности, ограниченной дееспособности;
- признание доверенного лица или доверителя безвестно отсутствующим.
Обычно доверенность на получение ЭЦП составляется на срок 1 год, т.к. подпись действительна в течение этого срока. Если документ не включает пункта об использовании ЭЦП, то срок его действия может быть продлен до 3 лет.
Заверение у нотариуса
Гражданский Кодекс РФ (п.4 ст. 185.1) говорит о том, что составленная юрлицом доверенность визируется подписью руководителя организации или его уполномоченного лица согласно учредительным документам и законодательству.
Доверенность на получение сертификата ключа ЭЦП от имени физического лица подписывается личной подписью сторон с указанием полных ФИО. Дополнительное заверение у нотариуса не требуется.
Инструкция по составлению
Составляя бланк доверенности, нужно понимать, кто будет передавать свои права на получение цифровой подписи. В любой компании установлено несколько руководящих должностей, и при оформлении акта о передаче прав часто допускается ошибка в выборе лица, делегирующего свои права. Лучше, если доверенность будет составлена от имени генерального директора. Также можно оформить акт передачи права получения ЭЦП от имени должностного лица, занимающегося подписанием соглашений и представляющих компанию на переговорах и т.д. Формулировка обязательно должна отражать в простой и понятной форме факт передачи полномочий по получению подписи для совершения необходимых действий и сделок от имени доверителя.
Шапка
При оформлении документа в шапке прописывают данные о владельце ЭЦП:
- название организации или ФИО физического лица;
- адрес (для физических лиц возможно указание адреса фактического проживания);
- контактные данные.
Для физических лиц также обязательно указание ИНН.
Основная часть
Далее следует прописать:
- номер доверенности;
- дату и место составления;
- данные о доверенном лице;
- данные о доверителе;
- основания, которые дают право делегирования получения подписи.
Также в основной части прописывают сроки действия документа и проставляют образцы личной подписи доверителя и доверенного.
Передача полномочий
Пункт о передаче прав также является желательным при составлении документа. В нем прописывают возможные действия доверенного лица, к которым относится как подпись деловых бумаг, так и заключение договоров, продление срока действия сертификата ЭЦП, передача сертификата другому лицу и т.д.
Заключение
В заключительной части документа ставят подписи руководитель организации и доверенное лицо с обязательным указанием полных ФИО. Возможность передоверия указывается при необходимости.
Образцы документов
Образец для скачивания доверенности на получение ЭЦП для юридических лиц и ИП
Образец бланка доверенности на получение электронной подписи
Что разрешено при составлении доверенности
СБИС (Сеть Деловых Коммуникаций) приводит список случаев, когда доверенность не может быть принята удостоверяющим центром. К ним относят:
- указание только инициалов владельца ЭЦП или его доверенного лица;
- указание в одном документе двух и более доверенных лиц;
- несовпадение подписи доверителя/поверенного в паспорте и в документе;
- заполнение данных разными ручками или почерками;
- отсутствие печати компании или ИП.
Удостоверяющий центр может отказать в принятии документа, если он не содержит дату составления или его срок действия уже закончен. Также сотрудники центра вправе отказать в принятии доверенности, если в нее были внесены изменения после ее составления.
Отличие доверенностей для физических и юридических лиц
Доверенность на получение электронной цифровой подписи и для физических, и для юридических лиц оформляется по одному бланку или шаблону. Разница заключается лишь в указанной информации.
Если акт передачи права получения цифровой подписи оформляется на другую организацию, то в нем прописывают данные юридического лица: адрес, правовую форму, контактные данные, реквизиты. Также обязательно указать должность и ФИО контактного лица, полномочия и обязанности стороны.
При составлении акта передачи права на получение (и использование) ЭЦП для физлица указывают только паспортные данные доверенного, контактную информацию, СНИЛС и ИНН. Из общей информации обязательно заполняют права и полномочия сторон, обязанности по сохранению конфиденциальности ключа в тайне, а также сроки действия доверенности.
Составление доверенности на получение ЭЦП является частой практикой в организациях, т.к. генеральный директор или его уполномоченное лицо физически не могут контролировать все процессы. Обычно оформлением документа занимается юридический отдел, а отсутствие единых законодательных требований позволяет составить доверенность в произвольной форме. Структура акта о передаче прав на получение ЭЦП содержит полномочия доверенного лица и его обязанности, реквизиты сторон, контактные данные и возможность передоверия. Дата составления является единственным обязательным атрибутом, т.к. без нее документ теряет юридическую силу и признается недействительным. Для организаций и физлиц доверенность составляется по одному шаблону, разница состоит лишь в указанных данных. Заверять документ у нотариуса необязательно, т.к. он визируется личной подписью и печатью ИП или руководителя организации.